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不要讓數據毀了ERP!
發布時間 :2016/11/22 16:19:19

 

影響一個ERP項目的因素有很多,數據無疑是其中很重要的一項,正所謂“正確的診斷源于準確的信息,準確的信息基于可靠的采集”,當我們抓住數據這個根基,大處著眼,小處著手的時候,我們距離ERP成功的日子就不會太遠。

 

 

 

  很難想象沒有數據的ERP是什么樣子的。然而,實際情況又是如何的呢?

 

 

 

  根據AMT的研究,在那些上線不成功或者上線后掉線的案例中,有高達70%的項目都有一個共同的直接原因,那就是在數據上出了問題。有的是在數據還沒有準備好,諸多數據不準確、不完整的情況下就倉促上線;有的則是業務沒有理順,出現一數多據的情況,不知道該相信哪個數據;還有的是上線運行后操作人員未及時更新業務數據導致系統內的數據失真等等,雖然數據問題的表現不盡相同,但最終的結果都是一樣的,那就是大家忙了數月得到的是一個沒有數據的ERP系統。

 

 

 

  這確實是一個讓人笑不起來的笑話。

 

 

 

  于是,人們在驚愕、困惑、迷茫后,終于發出了這樣的吶喊:不要讓數據毀了ERP。

 

 

 

數據的重要性

 

 

 

  經驗表明,作為管理改造工程的ERP項目,花在系統實現和技術準備上的時間并不多,80%以上的時間是花在了貫穿全程的三大任務上,即全程的宣傳培訓、全程的數據準備和全程的管理變革。這三個全程缺一不可,其中尤以數據準備工作量最大。

 

 

 

  說到數據在ERP項目中的重要性,恐怕沒有人會否認。大家最常掛在嘴邊的一句話是“三分技術、七分管理、十二分數據”,以此來表達對數據的高度重視。然而數據問題成為ERP項目高失敗率的主要原因之一這不爭的事實,又不得不讓人反思癥結到底在哪兒。

 

 

 

為什么數據是一個大問題?

 

 

 

  很多企業在沒有上信息化之前使用手工方式進行管理。手工方式下的數據,更多的是以部門為單位進行管理的。部門之間用單據進行業務數據的流轉,部門內用臺賬進行數據記賬,月底通過對賬保持部門內和部門之間數據一致。這種延用了幾十年的管理方式,與利用信息化進行數據管理的思想和實現手段有很大差距。

 

 

 

  手工數據的特點是:分散、口徑不一致、冗余、不規范。這樣一來,同一數據在同一時間點上,會在不同部門、以不盡相同的描述和內容表現出來,在時間和空間上也是不一致的。這顯然與ERP所追求的同一數據在系統中保持惟性、共享性的理念有很大差別。再加上由于歷史的原因,企業中的很多數據要么不全,要么賬實不符,企業往往要在上ERP的同時清產核資工作,這無形中加重了ERP數據準備的難度。

 

 

 

如何進行數據準備?

 

 

 

  數據準備是一項龐大而繁瑣的工作,所以越早進行越好。并且應該貫穿ERP項目實施的全過程。那么一個ERP項目應該如何從一團亂麻中理出頭緒,在ERP系統上線前后分步驟地做好數據準備呢?為了說明問題,先講一個成功推進數據準備的案例吧。

 

 

 

  老李是某鋼鐵集團信息部的負責人,在公司的多個業務和管理崗位上供過職,對公司上上下下的情況都很熟悉,也算是一個老鋼鐵了。

 

 

 

  公司的ERP項目剛剛啟動,他就隱約感到數據是一個大問題,因為企業幾十年沉淀下來的數據量巨大,且有很多不全、不準、不一致的現象,要想在上線之前將這些情況搞清楚,就必須盡早下手。在咨詢公司的幫助下,他抽調專人組成數據組,與ERP項目實施并行開展工作。按照計劃,他分為三大步驟,首先是讓各業務部門先盤點統計一番,摸清家底,這花了大半個月;之后是對收集上來的數據分類整理,制定統一的編碼規則,這花了兩個多月的時間,這步完成后,基礎數據也就基本完成了;第三步是下發編碼規則,并要求業務部門按新編碼重新整理現有數據,并在上線之前一個月內實物盤點,在上線之前拿出期初數據。經過一番周密的安排和大量的工作,數據準備終于和項目實施同步完成,并且數據的質量是有保證的。

 

 

 

  從這個案例中我們可以看出數據準備的步驟和一般規律。

 

 

 

  第一步:搞清楚有哪些數據要準備。

 

 

 

  我們可以簡單地將ERP實施所要準備的數據分為兩大類:即靜態數據和動態數據,也可稱為基礎數據和事務數據。

 

 

 

  靜態數據是指開展業務活動所需要的基礎數據,如物料基本信息、客戶、供應商數據、財務的科目體系等。靜態數據的特點是它在整個數據的生命周期中基本保持不變,同時它是動態數據的基礎,公司所有業務人員通過調用靜態數據來保持同一數據在整個系統中的惟性。

 

 

 

  動態數據是指每筆業務發生時產生的事務處理信息。例如銷售訂單、采購訂單、生成指令等。動態數據按照時點來分,又可以分為期初數據和日常數據。其中上線時點的數據對ERP上線前的數據準備尤其重要,它代表系統在期初上線這樣時間點上,公司動態數據的當前狀態,我們稱其為期初數據(或者稱為初始數據)。期初數據既包括上線時點所有物料庫存的數量、金額,財務科目的余額,也包括那些未完未結的業務單據,象未交貨的銷售訂單、未付款的采購訂單等。

 

 

 

  不論是靜態數據還是動態數據,在ERP系統中都必須是惟一的。為了保證數據的惟一性,就要給這些數據編碼。所以,在進行兩大類數據準備之前,另一項更基礎的工作必須先完成,那就是編碼規則。

 

 

 

  我們可以將數據的分類和數據準備的先后次序列表如下,并對每項數據設計一個收集表,下發到各部門,摸底調查。

 

 

 

 

 

 

  在所有的數據中,物料數據是數量最多、分布最廣的。這里所指的物料包含的范圍很廣,既包括原材料、半成品、產成品,也包括設備、固定資產等。物料分類則是根據物料的某些屬性對物料進行歸類,例如一個機械廠將其物料分為:產品、部件組件、零件、鑄件、鍛件、刀具、量具、夾具及其他工裝等。所以要首先把工作重心放在物料數據準備上。

 

 

 

  第二步:制定編碼規則和完成基礎數據收集。

 

 

 

  在明確有哪些數據要準備后,就可以著手編碼了。實際上,數據準備工作中最難的是制定編碼規則,這也是最占用時間的工作。一個考慮周全的編碼體系需要跨部門反復討論。不同的數據可能有不同的編碼結構,但必須遵詢共同的編碼原則:

 

 

 

  1)惟一性

 

 

 

  必須保證一個編碼對象僅被賦予一個代碼,一個代碼只反映一個編碼對象。

 

 

 

  2) 實用性

 

 

 

  編碼體系應當符合企業的業務特點和管理需求,既充分考慮企業發展對信息編碼的需求、又兼顧企業的現狀。要從實用性出發,掌握好編碼的顆粒度,過細的編碼不實用,過粗的編碼不管用。

 

 

 

  3) 統一的編碼結構

 

 

 

  編碼由一個或者若干不同分類角度的分類碼構成,統一的編碼結構含意如下:

 

 

 

  任何對象在其整個生命周期內標識碼保持不變,所有分類碼具有相同的編碼結構。圖示為三段柔性分類碼結構,并且采用順序碼作為二級代碼,以確保編碼的惟一性。

 

 

 


分類碼的結構

 

 

 

  分類碼各段之間可以具有隸屬關系,構成樹狀結構。

 

 

 

  4) 標準化

 

 

 

  編碼應提高標準化程度,充分考慮到與外部環境的接軌而盡可能與相關國家、行業標準相吻合。例如使用國家標準所確定的行業分類作為行業編碼,郵政編碼作為地區編碼等。

 

 

 

  5) 便于ERP系統處理

 

 

 

  由于編碼將在計算機信息處理系統中得以實現,故編碼應當符合數據處理的要求,便于用計算機處理。

 

 

 

  6) 易用性

 

 

 

  編碼應盡可能好記易用。所以要在滿足要求的情況下盡可能的短小,常用的編碼應盡量避免字母與數字混合,以提高錄入效率。

 

 

 

  實際上,編碼問題絕不僅僅是一個技術問題,也不只是ERP實施小組的事情。它牽涉到不同的部門,需要考慮管理現狀、業務特點、歷史數據等方方面面。所以合理組織人力和安排充足的時間十分重要。一般的做法是在項目實施小組中成立跨職能部門的數據小組,由專人負責,各職能部門的人員都要參加數據小組,視工作難度和工作量來確定是專職還是兼職參與。

 

 

 

  完成編碼規則后,依據編碼規則逐條確定靜態數據和編碼,從而完成整個靜態基礎數據的整理工作。

 

 

 

  第三步:期初數據準備和系統上線。

 

 

 

  有了基礎數據,就有了ERP運行的基礎。但ERP上線后,系統里的數據是不是能夠反映現實情況,就要看期初數據能不能及時準確地錄入系統了。

 

 

 

  由于期初數據反映的是上線那個時間點的數據,因此過早準備是沒有意義的,這些事務處理數據都是動態的,每天都在變化。因此完成期初數據準備需要更精密的時間表,通常會這樣安排計劃:

 

 

 

  根據ERP項目的實施進度,確認上線時間,并進行項目管控。

 

 

 

  在上線之前一個月內進行全面的庫存盤點,并在財務上進行盤盈盤虧處理。盤點時使用新的編碼規則。

 

 

 

  要求各業務部門在上線之前盡可能處理完未結清的訂單和應收應付單據,以減少手工和系統切換的難度,同時也降低日后對賬的工作量。

 

 

 

  在上線之前兩周,集中人力將靜態數據導入或者錄入系統。

 

 

 

  在上線時點將庫存期初、科目余額和未結單據錄入系統??梢晹祿康亩嗌龠m當提前或者滯后錄入,但要保持系統中的數據與實際情況相符。

 

 

 

  在上線后的一個月內,通過核對手工賬和實物,檢查系統數據是否準確,并查出差異所在,進行調整。

 

 

 

  談到對賬,這里再多說幾句。由于ERP的系統實現不是簡單的模擬手工作業,因此在系統上線前后,業務處理方式可能會不同,會有一些數據是對不上的。對不上的原因除了確實賬實不符、賬賬不符外,前后的統計和管理的口徑不一致也是導致數據根本對不上的一個重要原因,畢竟數據的標準都不一樣了。比如為了核算準確而增加的過渡科目會導致另一些科目余額不一致,雖然這并不影響最終的財務報表。

 

 

 

  在處理這類數據的時候,要從理解系統的邏輯關系出發,尋求數據的平衡,懂得哪些應該刪除、哪些應該合并、哪些應該完善。懂得如何取舍是上上功夫。

 

 

 

數據生命周期管理

 

 

 

  至此,整個ERP項目上線之前的數據準備宣告完成。但作為一個完整的系統,上線還只是ERP應用的開始。相比前期的痛苦,上線后保持數據的“純潔”更顯得重要。所謂“打天下難,守天下更難”。在數據從產生到消亡的整個生命周期中,保持數據的準確性、時效性是一項長期的工作。在系統運行期間,還要做到以下幾點:

 

 

 

 ?。闪iT的編碼維護部門,根據編碼規則添加新的編碼。

 

 

 

 ?。暇€后,需要對部分業務流程和操作規程調整,以適應系統內的數據流轉。

 

 

 

 ?。瓚霉芾韱T及時處理系統中的異常數據。

 

 

 

 ?。ㄆ趯祿浞?,確保數據完整,在出現數據災難時可以恢復到最近一個數據點,最大限度地減少損失。

 

 

 

 ?。謇砝鴶祿鸵呀浭У臄祿?。

 

 

 

 ?。鶕I務和管理的需要,增加新的數據項或者更改原數據定義等。

 

 

 

保證數據質量的方法

 

 

 

  數據質量是數據的生命,因為錯誤的數據沒有任何現實的意義,反而是系統無法上線或者掉線的導火索。保證數據質量是時時刻刻要做的事情。在這方面,經驗更顯寶貴,不過我們還是可以探詢出一些成型的方法:

 

 

 

  在上線前做數據收集時,要事先做好下發表格。如果數據量較少,可以用Excel模板做表格,并鎖定不允許修改的部分,以利于匯總、排序。如果數據量比較大,最好另編一個小程序,以自動控制重復的數據,同時便于同步檢查。

 

 

 

  在上線時,先通過管理措施減少期初數據量,再對每一條期初數據都要力保準確。要盡早對賬,因為越晚對賬數據的差異越大,越難對得上。

 

 

 

  在上線后,要從管理上嚴格要求業務處理與數據錄入同步進行,不能積壓單據一次性補錄。

 

 

 

  做好以上幾點,可以控制住數據質量。但不管如何努力,數據都不大可能百分白的準確。我們所談的數據準確是指數據的錯誤率控制在可以接受的范圍之內,并逐步求精。企業要有一套高效的管理制度保證及時發現并處理數據差異。在ERP實施期間,企業要為數據的損失做好“買單”的準備,有時重復工作是不可避免的,也可能會因處理賬實不符而需要財務費用。在ERP應用期間,短期的對不上賬,只要是控制在范圍之內,就可以接受,俗話說“一段濁水、一段清水”,只要堅持嚴格管理和定期核查,數據質量很快就會提高。

 

 

 

  咨詢公司有一套數據質量的評估方法,在系統運行一段時間后做數據評估是提高數據質量必不可少的工作。實際上,不少企業通過數據評估,往往能夠發現以前所忽視的管理上的問題,經過幾輪調整后,企業實施ERP的效益就體現出來了。

 

 

 

總結

 

 

 

  影響一個ERP項目的因素有很多,數據無疑是其中很重要的一項,正所謂“正確的診斷源于準確的信息,準確的信息基于可靠的采集”,當我們抓住數據這個根基,大處著眼,小處著手的時候,我們距離ERP成功的日子就不會太遠。


 

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