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學會word這些技能,能讓你省下90%的時間
發布時間 :2016/11/22 16:26:07

 從會用電腦開始,Microsoft Office Word就是我們最常用的軟件??恐?,我們寫論文、寫方案、寫故事…

  但是,你真的懂Word嗎?

 

  其實,這個軟件背后,還有一大批隱藏技能你不知道。掌握它們,你將開啟新世界的大門。前方高能,小伙伴們請站穩扶好。

 

1

妙用Alt鍵

——鍵盤之王

 

 

  Alt是單詞“Alter”的縮寫,意思為“改變”。

 

  在Windows操作平臺下,Alt鍵可謂是鍵盤之王。熟練運用該鍵,能極大提高工作效率。

 

 

  按住Alt,可以選擇文章的矩形塊文檔,然后Ctrl+C就可以復制,或你可直接修改這部分文字。

 

  Alt鍵在Office里的秘密還遠不止如此:

 

  按住Alt鍵(或同時按住鼠標上的兩個按鈕)再拖動左右(上下)邊距,可精確調整其值(在標尺上會顯示具體值)。

 

 

  用Shift+Alt+上(或下)方向鍵能夠調整文檔中段落的順序,也可以調整Word表格中的行序。

 

 

  此外,Alt+F8 可顯示用于運行、編輯或刪除宏的“宏”對話框。

 

2

F4鍵

——Word里的大神器

 

 

 

 

 

  很多人都不知道,其實F4鍵是Office中的大殺器! Office中的“F4” - 重復上一步操作。什么意思呢?

  比如我輸入abc,按一下F4, 就會自動再輸入一遍abc;

 

  比如我剛剛為某一段文本設置好字體、顏色、縮進、格式。選擇另一段文本,再按F4,就自動把剛剛設置的動作再重復一遍,應用到現在新選擇;

 

  還可以干什么?做表格時,“在下方添加新行”這樣的命令,全部都可以用F4重復!

 

 

  最后,F4在PowerPoint也是同樣的,可以干好多事!

 

3

Ctrl加字母

——快捷鍵閃瞎雙眼

 

 

 

  Word是當之無愧的文字編輯神器,一些快捷鍵可以讓你分分鐘變身文字達人。

 

  其實,絕大多數的快捷鍵都是和Ctrl鍵有關的,Ctrl+C就是Copy,P就是Paste,B就是Bold,S就是Save…

 

 

  最基本的快捷鍵,Shift+上下左右??梢杂面I盤從當前光標位置選擇文本。當然可以配合各種其他導航鍵,比如Ctrl+上下左右,Home, End, PageUp/Down。此條對其他應用程序也有效!

 

  知道了如何用鍵盤選擇,那接下來一定要知道F2的妙用!選擇好一片文本之后,按F2,光標會自動變成虛線,讓你可以不用按住鼠標左鍵拖動,而是用鍵盤的方式,將文本移動到任意位置!

 

  如何快速放大縮小字體呢? Ctrl+Alt+<就是縮小,Ctrl+Alt+> 就是放大,很直觀吧!如果還想更詳細的調整字體,Ctrl+D調出字體欄,配合Tab+Enter全鍵盤操作吧。

 

  Ctrl+L左對齊,Ctrl+R右對齊,Ctrl+E居中。

 

 

  Ctrl+F查找,Ctrl+H替換。然后關于替換,里面又大有學問!巧用替換,可以幫你節省大把大把時間!

 

  Ctrl+Z是撤銷,那還原呢?就是Ctrl+Y,撤銷上一步撤銷!

 

  Shift+F3,英文全部大寫,英文全部小寫,首字母大寫切換。

 

  Ctrl+Shift+C粘貼格式,再用Ctrl+Shift+V將對應的格式粘貼到另一端文字里。

 

  Ctrl+Shift+Home/End,選中光標前后的所有文本。

 

  當插入點位于公式中某個函數名稱的右邊時,則會顯示“函數參數”對話框。

 

  Ctrl+B應用或取消加粗格式設置,Ctrl+I應用或取消傾斜格式設置。

 

  Ctrl+V在插入點處插入剪貼板的內容,并替換任何選定內容。只有在剪切或復制了對象、文本或單元格內容后,才能使用此快捷鍵。

 

  Ctrl+W關閉選定的工作簿窗口。

 

  Ctrl+Y重復上一個命令或操作(如有可能)。

 

  Ctrl+Z使用“撤消”命令來撤消上一個命令或刪除最后鍵入的條目。

 

  顯示了自動更正智能標記時,按 Ctrl+Shift+Z可使用“撤消”或“重復”命令撤消或恢復上一次自動更正操作。

 

  WORD中輸入三個等號然后回車,出來就是雙橫線。

 

 

  “顯示/隱藏編輯標記”按鈕,會顯示段落標記和其他隱藏的格式符號。

 

  Ctrl+1設置當前段落行距為1倍,Ctrl+2設置當前段落行距為2倍,Ctrl+5 設置當前段落行距為1.5倍。

 

 

  如何將PPT的文字拷入WORD里面:只要以.rtf格式另存即可。

 

 

4

巧用“文檔比較”

——解放你的雙手

 

 

 

  Word中的“審閱”功能大家可能都知道了。通過點擊“修訂”按鈕,別人做的任何修改,都會留下痕跡。

 

 

  如果對修改的內容無異議,即可選擇“接受所有修訂”,一鍵搞定。

 

  然而很多時候對一份word文檔進行多次修改,且很多人不善于使用“審閱”中的“修訂”功能,導致文檔被修改過很多次后想查找對哪些細節進行過修改比較麻煩。

 

  當然word視圖功能中有“并排查看”功能,但是比起“比較”功能還是遜色很多。


  有一次審閱合同,對合同的很多處細節做了修改,修改的過程沒有做任何標記,很多天后合同發給對方簽署,對方要求將之前合同(word版)所有有過變動的地方都標記出來,以方便對方審核。

 

  可是時間過去很久了,對方又要的急,所以就用到了“審閱”下的“比較”功能,很快的查找出了做過修改的各個細節,大大提升了工作效率。
 

  以下就是“比較”功能的位置↓↓

 

 

  分別選擇原文檔和經過修改過的文檔↓↓

 


  很快就檢索出兩份文檔的任何區別↓↓

 

 

 

5

巧用通配符

——Wildcard

 

  有時候Word文檔中有許多多余的空行需要刪除,這個時候我們可以完全可以用“查找替換”來輕松解決。

 

 

 

  打開“編輯”菜單中的“替換”對話框,把光標定位在“查找內容”輸入框中,單擊“高級”按鈕,選擇“特殊字符”中的“段落標記”兩次,在輸入框中會顯示“^p^p”,然后在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標記”(一個“^p”),再按下“全部替換”按鈕。這樣多余的空行就會被刪除。

 

 

  這個替換的意思就是,將所有空兩行的地方,替換為空一行。

 


 

  類似地,你還可以多種通配符交叉使用,比如將所有的分行(^p)替換為制表符(^t),如此一來,所有段落將變成一行,并且能直接粘貼進Excel的一行內,自動分為不同的列。

 

  其他的通配符還有很多,可以使用通配符來搜索多個單詞。

 

  例如,使用星號 (*) 通配符來搜索字符串(例如,輸入 s*d 會得出“sad”、“started”和“some other day”)。

 

  如何使用通配符查找文本?

 

在“編輯”菜單上,指向“查找”,再單擊“高級查找和替換”;

 

選中“使用通配符”復選框;

 

在“特殊”彈出菜單上,單擊通配符,然后在“查找內容”框中鍵入任何附加文字;

 

單擊“查找下一個”。

 

 

 

  注意選中上方的“Use wildcard”(使用通配符)。

 

  下面是通配符全攻略,使用的時候查看即可:

 

 

  還有這些:

 

 

  掌握了這些通配符,幾乎可以搜索查找替換word里任意條件的內容。

 

  比如,找所有句子與句子之間只有一個空格的地方(兩個空格為正常)。

 

  輸入:[^0148.][ ^s]{1}[A-Z^0147]

 

 

 

6

雙擊分屏

——炫酷小技巧

 

 

 

 

  雙擊Word中右上角的小橫杠,輕松將頁面分為兩屏!

 

  寫文章時同時看前面的內容,完全無壓力。

 

 

  Word里你會準確地設置字體段落頁面,會用頁眉頁腳,會分節,打印之前知道預覽,知道怎么用宏,會生成目錄,你已經打敗了超過90%的人。

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